En 2017, le CHRU Nancy a pris la décision de créer un service centralisé de numérisation et d’intégration documentaire : le service NUMERIC. L’objectif était d’éviter certains écueils observés dans certains hôpitaux où les droits de numérisation largement ouverts avaient pu aboutir à des hétérogénéités des pratiques d’intégration et à une qualité qualifiée d’insuffisante par les médecins interrogés: absence d’harmonisation des libellés, des typages, PDF contenant des documents différents sans lien les uns avec les autres, multiplication des doublons. In fine, les équipes rapportaient des difficultés pour trouver rapidement le document recherché.
Parallèlement, le CHRU de Nancy a fait le choix d’externaliser ses archives papier auprès d’un prestataire privé. Une fois le transfert finalisé, l’accès aux dossiers papier sera de facto plus restreint. L’un des enjeux majeurs pour le CHRU Nancy était donc de cesser leur alimentation en systématisant la numérisation.
L’équipe NUMERIC se compose d’adjoints administratifs et d’agents d’univers différents, dans un parcours de reconversion professionnelle, inaptes à leur métier du fait de problèmes de santé avec, pour conséquence, un absentéisme relativement important. Parallèlement, ces agents en reconversion professionnelle n’ont pas pour vocation de rester au sein du service NUMERIC mais d’être réaffectés dans d’autres services sur des postes disponibles. Pour NUMERIC, il était donc fondamental de trouver une solution informatique pour compenser cette baisse annoncée de son effectif.
Lifen Intégration a permis au service NUMERIC de développer l’import de masse dans le DPI. En déposant jusqu’à 50 PDF dans la liste de travail, les documents préalablement scannés sont analysés par l’IA qui en extrait les informations clés telles que l’identité du patient, la date de l’acte ou encore le type de document. L’identité du patient est automatiquement rapprochée du patient correspondant de la GAM (Gestion Administrative des Malades) de l’établissement. Pour les documents dont l’identité n’a pas été automatiquement trouvée, l’agent intégrateur peut renseigner ou corriger les champs. Il est également possible d’imposer à X PDF un libellé et un typage propres à ceux habituellement utilisés par l’établissement. Dès lors que les informations du PDF ont été extraites et contrôlées par l’agent numérisateur, l’intégration est validée en un clic pour un ou plusieurs documents.
Aujourd’hui, Lifen Intégration est largement utilisé pour importer des consentements, des actes, des CR (comptes rendus) médicaux, des documents de traçabilités (DMI, matériel…), des CR de biologie, etc.
Les gains en efficience ont permis de compenser la réduction des effectifs (moins 4 ETP depuis juin 2024). Les évolutions à venir de Lifen intégration permettront d’augmenter davantage les bénéfices de l’outil et aider l’équipe à accroître ses capacités de traitement.
La solution est par ailleurs appréciée des agents par son ergonomie et sa facilité d’utilisation. Elle les aide également à atteindre leurs objectifs d’activité. À noter enfin un élément sécuritaire d’orientation des documents dans les DPI puisque, Lifen Intégration sélectionne le patient correspondant dans la GAM et l’agent valide l’intégration du document, ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs.
Aujourd’hui, près de 50 % des documents intégrés l’ont été via Lifen Intégration. Un chiffre qui devrait s’amplifier dans les prochains mois, grâce aux évolutions du produit permettant d’en élargir l’usage.
Un autre axe d’évolution pour gagner en efficacité est de recevoir plus de documents directement au format dématérialisé, dans la liste de travail Lifen Intégration. Pour cela, le service NUMERIC peut s’appuyer sur l’adresse MSSanté applicative rattachée à Lifen Intégration pour recevoir des documents PDF transmis vers cette adresse, depuis d’autres boîtes aux lettres MSSanté.
Réception des documents PDF transmis par l’ICL, via Lifen Documents
Ce transfert de CR est en étude de mise en place pour les documents émis par l’ICL (Institut de Cancérologie de Lorraine) au CHRU Nancy. Les deux établissements, situés côte à côte, travaillent en étroite collaboration : L’ICL envoie de nombreux documents aux médecins du CHRU, sur leurs adresses MSSanté mais ils ne sont pas tous communiqués au service NUMERIC. Pour remédier à cette situation et assurer la traçabilité dans le DPI, l’ICL, qui est équipé de Lifen Documents, enverrait directement ses comptes rendus vers une liste de travail Lifen Intégration du CHRU Nancy dédiée “ICL” (en cours de test).
Réception des documents PDF transmis par les laboratoires, via MSSanté
Un autre cas d’usage envisagé de ces boîtes aux lettres MSSanté rattachées à Lifen Intégration : la réception des comptes rendus de biologie transmis par les laboratoires. Aujourd’hui, le CHRU dispose de deux flux structurés déployés entre l’établissement et les deux principaux laboratoires avec lesquels le CHRU échange. À terme, il est envisagé de supprimer ces deux flux pour s’appuyer, là encore, sur une adresse MSSanté rattachée à Lifen Intégration. Une adresse qui pourra également être partagée aux autres laboratoires de la région qui transmettent des comptes rendus de biologie à l’établissement.
Cela permettra à l’établissement de réaliser des économies sur la maintenance de ces flux et de recevoir plus de documents de biologie dématérialisés et automatiquement structurés pour réduire davantage encore la charge de travail qui pèse sur le service NUMERIC.
