L’intégration des documents papiers se faisait jusqu’ici manuellement via un process très chronophage. Les documents étaient scannés un à un puis intégrés dans le DPI via une sélection manuelle du patient et du séjour. Certaines informations telles que le type de document ou la date de l’acte étaient ensuite saisies dans le DPI : un process qui se répétait 50 à 80 fois par jour pour les seuls documents de pré-anesthésie.
Pour ce qui est des documents PDF transmis par les praticiens libéraux rattachés au CHP, ceux-ci sont, pour la plupart, automatiquement intégrés au DPI. Les praticiens disposent en effet de la solution Lifen Documents qui permet, en parallèle de l’envoi aux correspondants, d’intégrer les documents au sein du DPI. Certains de ces documents nécessitent cependant une vérification par le service PMSI dans Lifen Documents. Les documents reçus dans la boîte de réception doivent alors être renvoyés dans la boîte d’envoi avant d’être édités pour enfin être intégrés au DPI. Ce process d’intégration a fait ses preuves mais pouvait encore être amélioré pour s’adapter davantage aux spécificités du service PMSI, notamment via une liste de travail unique qui permettrait à la fois de recevoir et d’éditer les documents médicaux.
En déployant Lifen Intégration, le CHP pouvait résoudre ces deux problématiques avec une seule solution, qui gère aussi bien les documents papiers que les documents PDF, quelles que soient leurs sources.
Lifen Intégration a ainsi permis de considérablement accélérer l’intégration des documents papiers. Concrètement, des liasses de documents papiers sont désormais placés dans un scanner à chargeur puis envoyés, en temps réel, vers Lifen Intégration. Les documents sont alors analysés par l’IA qui extrait les informations clés des documents. Les informations relatives aux patients sont automatiquement comparées avec les identités présentes dans la GAM (Gestion Administrative des Malades) pour associer le document au bon patient. La date de l’acte extraite permet quant à elle de sélectionner automatiquement le bon séjour. Le secrétariat peut ainsi intégrer des dizaines de documents en un clic, grâce à l’interopérabilité entre Lifen Intégration et le DPI, et se concentrer sur ceux qui nécessitent une vérification avant intégration (18% des documents traités).
Le déploiement de Lifen Intégration est arrivé à point nommé puisqu’il a coïncidé avec une période de manque de personnel au sein du service des Archives, en raison de l’absence prolongée d’une des deux secrétaires. En divisant par trois le délai moyen d’intégration d’un document au DPI, Lifen Intégration a permis de maintenir un rythme d’alimentation stable du DPI.
Quant au service PMSI, chargé de la vérification des documents PDF transmis par les praticiens, le déploiement de Lifen Intégration leur a permis de diviser par deux ces délais de retraitement, grâce à un processus d’intégration beaucoup plus fluide qu’auparavant.
Plus globalement, Lifen Intégration a aussi permis d’améliorer le travail d’équipe et le partage des tâches grâce à une vue partagée à l’échelle d’un service et à la présence de filtres permettant une répartition simplifiée des documents. Ces filtres permettent par ailleurs aux référents d’estimer facilement la charge de travail restante.
