Les secrétariats passaient beaucoup de temps à intégrer des documents médicaux au DPI, notamment des documents papier, encore très présents. Pour le seul service de gynécologie-obstétrique, ce sont 29 000 documents qui doivent être intégrés chaque année. Une secrétaire du service passait ainsi la moitié de son temps sur ces tâches de numérisation et d’indexation des documents au DPI.
En cas d’absence, le remplacement de cette secrétaire impactait l’organisation du service puisque d’autres secrétaires devaient se répartir cette charge de travail. Cela avait également pour effet de retarder la mise à jour du DPI.
Lifen Intégration a permis de diviser par 5 le temps dédié à l’intégration des documents au DPI. Concrètement, pour un lot de 50 documents, une fois les 15 minutes de numérisation écoulées, l’intégration manuelle de ces documents prenait 1h15 (soit 1 min 30 sec par document) contre seulement 3 minutes pour l’ensemble des 50 documents avec Lifen Intégration, grâce à la saisie automatisée par l’IA et l’interopérabilité avec la base patient et le DPI. En prenant en compte le temps de numérisation, incompressible, la secrétaire passe donc désormais 18 minutes à intégrer 50 documents contre 1h30 auparavant.
En cas d’absence de cette secrétaire, les tâches d’intégration peuvent ainsi facilement être réallouées à d’autres secrétaires, sans que cela ne perturbe l’organisation globale du service. Cela est par ailleurs facilité par la simplicité d’utilisation de la solution et son interface, proche de Lifen Documents, qui permet aux secrétaires d’être totalement autonomes sur l’utilisation de Lifen Intégration seulement quelques minutes après la première prise en main.
“La solution est très simple d’utilisation, quelques minutes suffisent pour être pleinement autonome. Et le gain de temps m’a permis de réorganiser mes journées pour me concentrer essentiellement sur d’autres tâches administratives.” Isabelle Riemer, secrétaire du service gynéco-obstétrique
Pour la DSI, le déploiement s’est fait sans difficulté étant donné qu’ils ont pu capitaliser sur les connecteurs GAM (Gestion Administrative des Malades) et DPI déjà déployés avec Lifen. L’établissement utilise en effet Lifen Documents et a interopéré les applications Pixacare et Omnidoc via le module applications tierce de Lifen.
“Comme on était déjà interopérés avec Lifen et qu’il s’agit d’une solution SaaS, on n’a quasiment rien eu à faire d’un point de vue technique pour le déploiement de Lifen intégration.” Dave Tancrez, RSI
Et au-delà du gain de temps apporté par la solution et de la simplicité de déploiement et d’usage, l’uniformisation du nommage des documents s’est avérée être une évolution appréciable pour les utilisateurs du DPI : les soignants. Avec Lifen Intégration les documents sont nommés de manière uniforme là où auparavant, selon la personne ayant intégré le document, le nom du document pouvait différer. Ainsi un compte rendu d'anatomie et de cytologie pathologiques sera toujours nommé de la même façon.
Pour le CH Haguenau, les prochaines étapes sont de déployer Lifen Intégration à l’ensemble des services de l’établissement et d’activer la source MSSanté, qui consiste à une mise à disposition, par Lifen, d’une adresse applicative MSSanté rattachée à Lifen Intégration et qui permet de pousser une pièce-jointe dans l’application via un simple transfert d’email. Cela permettra à l’établissement de généraliser les gains permis par la solution, notamment en matière de gain de temps secrétariat qu’ils ont évalué à l’équivalent de 2 ETP (Equivalents Temps Plein) à l’échelle du CH.
