Avec la démultiplication des sources et des formats de données, les équipes médicales ont des difficultés à gérer correctement les nombreux flux entrants au sein des services. Le codage des actes médicaux et donc leur facturation peuvent vite devenir un vrai casse-tête au sein des établissements de santé.

De nombreux établissements sont confrontés à cette difficulté, la structuration du Dossier Patient Informatisé est pourtant indispensable pour améliorer le parcours de soins du patient. C’est en accédant rapidement à des informations structurées et fiables au sein du DPI, que les équipes ont l’assurance d’avoir toutes les données nécessaires à leur disposition, notamment pour la facturation. Elles sont alors sûres de ne pas manquer la moindre information et de garantir un codage exhaustif des actes médicaux. La facturation des actes médicaux est ainsi maximisée. S’assurer que son DPI est complet et dispose des informations à jour devient de plus en plus fastidieux.

Les secrétaires et les médecins cherchent des outils ergonomiques, qui leur fassent gagner du temps. Le DPI doit être la source ultime pour garantir la traçabilité des soins.

Alors que les équipes sont à la recherche de solutions pour se délester des tâches administratives et se concentrer pleinement sur leurs patients, comment maximiser la facturation des actes médicaux ?

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Comment structurer le DPI pour garantir sa fiabilité ?

A) Les obstacles à la fiabilité du DPI

Le parcours patient est complexe et fastidieux. Il fait intervenir beaucoup d’acteurs et présente différentes problématiques en fonction de l’étape du parcours à laquelle se trouve le patient :

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1. Délais de réception des documents en amont du séjour :

La réception des documents peut s’étaler sur plusieurs semaines / mois. En effet, avant même que le séjour débute, de nombreux documents sont nécessaires. Le patient doit envoyer des documents administratifs pour gérer sa pré-admission, mais aussi être en possession des documents médicaux à destination des autres médecins impliqués. Certains médecins ou secrétariats peuvent également adresser des documents directement à l’établissement de santé en question.

Ces documents reçus en amont du séjour ne peuvent parfois pas être immédiatement rangés dans le DPI. Il peut par exemple s’agir de documents d’un patient qui ne s’est encore jamais rendu dans l’établissement : il ne sera donc pas encore renseigné dans la GAM (Gestion Administrative des Malades).

Il peut aussi s’agir d’un patient renseigné dans la GAM mais dont le séjour n’a pas encore été créé, empêchant ainsi un rangement du document dans le bon séjour. Dans ces cas de figure, le document est alors parfois mal rangé voire non intégré au DPI s’il n’est pas retraité a posteriori de sa mise en attente de traitement.

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2. La multitude de types de documents reçus pendant le séjour patient :

Une multitude de typologies de documents sont reçues. Différents documents médicaux peuvent être intégrés (Résultats de Biologie ou Lettre de liaison par exemple) par les médecins et les secrétaires.

Ils peuvent provenir de différentes sources :

• Documents papiers
• Pièce jointe MSSanté
• Applications tierces
• Appareils biomédicaux
• Autres sources PDF

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3. La quantité d’expéditeurs et de canaux de réceptions disponibles après le séjour :

Plusieurs types d’expéditeurs et de canaux réceptions sont mis à disposition. Les médecins et les secrétaires peuvent intégrer des documents médicaux pour garantir la continuité des soins et de la prise en charge des patients.

Par exemple, lors d’un séjour patient, l’équipe médicale d’un établissement peut recevoir un document papier (Un compte rendu d’opérations par exemple) par voie postale. Une fois scanné, ce document est intégré au DPI au format PDF. Il peut également être partagé et envoyé à d’autres professionnels de santé via MSSanté, Apicrypt ou messagerie sécurisée définie au préalable. Il est donc indispensable de retrouver facilement et rapidement les documents médicaux pour garantir la continuité et la qualité des soins patients.

Comment favoriser la collaboration et le suivi des documents ?

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B) Structurer son DPI pour une gestion plus fluide

La bonne structuration de son DPI permet de répondre aux 6 grands objectifs d’un établissement de santé :

1. Assurer que celui-ci soit le plus complet possible pour améliorer le soin au patient
2. Réduire le temps et le coût des tâches manuelles
3. Éliminer les erreurs humaines
4. Renforcer la sécurité des données
5. Mettre un terme à l’usage du papier
6. Accélérer la facturation et le remboursement

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En somme, un Dossier Patient Informatisé structuré améliore la qualité des soins, la sécurité des patients, la coordination des équipes médicales et la prise de décision clinique, tout en contribuant à la conformité réglementaire. Il n’est donc plus question de seulement garantir la traçabilité des informations. Il s’agit aussi de garantir leur fiabilité et de pouvoir faciliter la prise de décision des professionnels de santé.

Quels risques en cas de DPI non structuré ?

L’intégration manuelle de documents médicaux est longue. Elle peut parfois être source d’erreurs au moment de la saisie des documents ou de leur rangement.

En se débarrassant de la double saisie des documents et des difficultés à rechercher un document mal rangé, les établissements ont l’assurance de l’alimentation qualitative et quantitative du DPI mais aussi le gain de temps au moment de retrouver les documents médicaux lors du codage de ceux-ci par exemple.

Exemples

Dans le cas présenté ici, la direction du CHU a mis en place des équipes dédiées à la numérisation centralisée des documents médicaux reçus au sein de l’établissement. L’équipe composée de 30 personnes, traite en moyenne 50 000 documents (majoritairement papier mais aussi quelques documents par e-mails sécurisés) par mois. Le process mis en place actuellement est manuel et fastidieux. Il apporte peu de valeur ajoutée au travail de l’équipe, les empêchant de concentrer sur les enjeux qualité. Les membres s'engagent à intégrer les documents dans le dossier patient informatisé (DPI) en seulement 48 heures. La demande de support du côté médecins est très forte : il n’y a pas de solution à date qui puisse soulager l’équipe en place.

Dans un autre établissement, la mise en place de Lifen Intégration permet désormais aux équipes d’intégrer les documents au DPI 2,5 fois plus vite qu’auparavant.

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Lifen Intégration permet à ces deux établissements d’améliorer la gestion des documents à intégrer. Les secrétaires sont alors déchargées des tâches de rangement des documents médicaux dans le DPI. Grâce à la solution, ils peuvent se concentrer pleinement sur les enjeux qualité de leurs établissements. Cette approche centralisée garantit un niveau constant d'intégration et d'harmonisation des pratiques de nommage.

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Assurer un codage exhaustif des actes médicaux

Pour pouvoir maximiser la facturation des actes médicaux au sein de son établissement, les équipes médicales doivent pouvoir être sereines quant à la traçabilité et l’exhaustivité des documents dans le DPI.

En accédant rapidement à des informations structurées, complètes et à jour au sein du DPI,  les équipes s’assurent d’avoir toutes les données nécessaires à leur disposition. Elles évitent ainsi de passer à côté d’une information qui ajoute de la valeur financière au séjour et peuvent donc maximiser le codage des actes. Le tout en restant confiantes en cas de contrôle.

En effet, un DPI fiable et bien structuré permet de coder plus précisément les actes médicaux, garantissant ainsi une facturation plus complète et conforme aux normes réglementaires.

De plus, un DPI complet et sécurisé garantit la traçabilité des soins, ce qui conduit à une meilleure gestion de la prise en soins des pathologies chroniques et à une diminution du coût des consultations médicales. Ces 2 bénéfices contribuent alors à maximiser la facturation tout en améliorant la qualité des soins prodigués aux patients.

Lifen Intégration vise à simplifier le rangement des documents externes au sein du  DPI, afin d’avoir accès à des informations à jour et complètes. En utilisant Lifen Intégration comme logiciel de gestion de documents, les documents médicaux sont convertis en données structurées et exploitables avec une intervention humaine minimale grâce à l'IA.

Lifen Intégration permet ainsi aux secrétaires de gagner du temps en matière d’intégration de documents dans le DPI tout en fiabilisant les informations reportées dans les dossiers patients.

Lifen Intégration rend accessibles tous les documents entrants à l’hôpital : dans les bons outils, avec le bon niveau de structuration. Les professionnels de santé peuvent alors se concentrer pleinement sur leurs patients.